秘書の1日のスケジュール【スタディサプリ進路】

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秘書には、役員や社長に専任でつく場合と、数名の役員を受けもつ場合があります。ある秘書は4人の役員を担当しています。この場合、どのようなタイムスケジュールをこなして１日を過ごしているのでしょうか。多忙を極める秘書の業務内容を細かく説明します。

役員を数名担当する秘書の多忙な1日

９：２０
出社
執務室を開けて、新聞をセット、コーヒーの準備、メールのチェックを行います。
９：３０
業務開始
・役員が出社してきたら、コーヒーを出して、本日の予定を伝えます。
・会食やイベントがある場合は車の出発時間と、会食の手みやげの用意を確認します
・１３時から会議があるときは、お弁当の用意が必要なため、役員に確認します。
・得意先からトラブルが発生した場合などは報告します。(報告)
・新しいスケジュールなど、予定の変更がある場合、連絡します。(連絡)
・案件の優先順位や意向を聞いておきます。(相談)
・これから１週間の予定を確認します。
・そのほか、役員から言われたことがあれば調整します。
・随時、慶弔業務が入ります(人事異動があれば祝電を打つ、亡くなった方がいれば弔電を打つなど)
１２：００～１３：００
ランチタイム
・役員がイベントなどで外出している場合は外に食事に行くこともあります。
・執務室に役員がいる場合は、何かあると困るので自分の席で食事をとります。
・役員に食事の用意を頼まれたら、自分の分も一緒に買ってくることもあります。
・４人体制なので、電話番を兼ねて誰かが執務室に残るようにしています。
１３：００
午後の業務開始
・4人の役員それぞれに予定が入るのでアポイントを取り、スケジュール調整を行います。
・名刺管理や会議のスケジュール調整を行います。
・来客は都度対応します(お茶を入れてご案内をし、終了後は部屋を片付けるなど)
・接待として会食とゴルフの手配や調整が多いのが特徴です。
・役員が外出するときは、時間を見て車両を手配します。
・役員車を担当するドライバーには事前に1週間分の予定を渡しておきますが、変更がある場合は都度、ドライバーとやりとりを行います。
・役員の出張の手配やアレンジをします。(飛行機や新幹線のチケット手配、ホテル予約、同行者の確認など)
・役員が使う経費の処理や確認をします。
１８：００
・役員が会食の場合、この時間に出発するので見送ります。
・執務室のテーブルを片付けて拭きます。
・花の水を替えます。
・翌日のスケジュールを確認します。
・役員が車で移動中であれば連絡がつくので、変更があれば電話かメールをします。
１８：３０
施錠して退社　※定時退社は17：30です。

秘書業務は時間配分を考えて進めていかないと、あっという間に時間が経ってしまいます。あまり外出することはなく、ほぼ席に座っています。
役員が出張やイベントで不在のときは留守を預かると同時に、時間に余裕がもてるので、溜まっている仕事を片付け、時間がかかる仕事を優先的に行います。
会社の規模や役員の数によって、秘書の人数や業務の進め方、業務内容も違ってきます。